Tempo & zahlcení informacemi: Jak vaši zaměstnanci odolávají tomuto tlaku?

V průměru je zaměstnanec každých 11 minut vyrušen mailem nebo telefonátem. Neurologové se domnívají, že lidský mozek si na takovýchto externích podnětech může vytvořit závislost. Cílená komunikace ve firmě pomáhá vytvořit i přes tyto rušivé elementy prostředí, které podporuje koncentraci a produktivitu. Velmi efektivní jsou každodenní krátké koordinační schůzky, zaměřené na řešení úkolů, které vytváří přidanou hodnotu. U nás ve firmě máme jasná pravidla: Odsouhlasíme si cíle a procesy, aby se účastníci mohli dobře připravit. Důsledně ignorujeme jakékoli vyrušení. Schůzek se účastní jen ti, kterých se bezprostředně týkají. Na závěr vždy přijmeme usnesení a domluvíme další postup. Díky tomu pak můžeme dělat rychlá rozhodnutí.

Pracujeme na tom, aby si zaměstnanci (ale i veřejnosti) uvědomili, že v dnešní zrychlené době jsou důležité vztahy a komunikace face-to-face i mimo sociální sítě. Snažíme se, aby si lidé zachovali zdravý odstup od médií a dbali na „vyčištění hlavy“ ve volném čase. Znalosti o tom rozšiřujeme při různých diskuzních večerech. Debatujeme například o absorbování informací z těch správných médií, vztahu člověka a technologií, ale i zlepšení dovedností, které pomohou člověku lépe zvládat tlak dnešní doby. Zveme přední odborníky a podporujeme náhled na témata z ptačí perspektivy. Tým tmelíme i pravidelnými sportovními aktivitami. Díky tomu se zlepšuje i komunikace a práce s informacemi.

Protože nás školy mnohdy nepřipravily na to, jak zahlcení informacemi předejít, snažíme se náš tým průběžně vzdělávat. V rámci nové, celoevropské iniciativy z centrály prosazujeme u pracovníků „6 Komunikačních principů“. Zaměstnance vybavujeme praktickými kartičkami, které nosí u sebe spolu se zaměstnaneckou kartou a které neustále připomínají to nejdůležitější. Pro nově příchozí kolegy také osobně vedu sérii školení o efektivní vnitrofiremní komunikaci, abychom se zbytečně nezahlcovali informacemi navzájem. V ideálním případě bychom také měli jít každodenním příkladem my, vedoucí pracovníci – vypíchnutím toho nejdůležitějšího, stručnou a věcnou formou našich sdělení.

Žijeme v informační době. To je fakt, kterému se nevyhneme. Je dobré, nebo spíše nutné umět ve vodách informací plavat. V našem oboru náboru zaměstnanců je do určité míry výhodné, že kolegové mají povědomí o všem možném, co se právě děje ‒ hodí se to při konverzaci s klienty i zájemci o práci. Zároveň každé zahlcení informacemi znamená neschopnost je správně nebo vůbec nějak strávit, tedy využít. Ve firmě rozhodně lidem nebráníme, aby trávili čas na sociálních sítích nebo internetu. Dostatečnou „regulací“, aby pracovali a nevěnovali se neefektivní prokrastinaci, jsou jasně stanovené úkoly a motivující odměna. A věřím, že týmu částečně pomáhá i výběr toho nejdůležitějšího z oboru, který pro ně pravidelně připravujeme.

Kromě „obvyklého“ tlaku na výsledky se na zvýšeném pracovním tempu podepisuje i nezbytná digitalizace procesů: Odklikneme zprávu a očekáváme odpověď obratem, protože je to přece také jen otázka pár kliknutí… Zároveň se málokdo otevřeně ohradí v momentu, když tempo přestává zvládat, v obavě, že bude považován za neschopného. Jednou z cest ke zvýšení odolnosti zaměstnanců tomuto stresovému faktoru je posilování jejich fyzické i mentální odolnosti. Na naše výroční akce proto vždy zveme nějakou zajímavou osobnost, která může předat své zkušenosti. Letos se týkaly otužování, loni udržování psychické rovnováhy. Jak s danými informacemi lidé naloží, záleží nich, avšak každý, byť malý využitý střípek je přínosem.

Jsme technologický startup zabývající se zpracováním tzv. velkých dat v oblasti zákaznické péče. Jsme tedy ti, kdo pracují s informacemi a přináší na trh inovace v této oblasti. Ani my však nejsme imunní proti záplavě dat. Funguje nám úzce se zaměřit na to, v čem jsme dobří a co je opravdu důležité. Nerozptylovat pozornost, tvrdě prioritizovat, neklouzat po povrchu milionu informací. Nemusíme být na každé konferenci, číst každý článek na LinkedIn. Vybíráme si jen to, co je pro nás relevantní. A když už máme algoritmů, analýz a dat dost, vrhneme se na nějakou ze sportovních výzev, které ve firmě pravidelně pořádáme. Doplníme endorfiny, pročistíme hlavu a můžeme se pustit do dalších úkolů.

Zorientovat se v datové džungli a získat relevantní informaci nám pomohl DATENPOOL. Přinesl nám zásadní proměnu v externí, ale i interní komunikaci. Lze ho obecně nazvat jako digitální datové úložiště. Je strůjcem vyšší efektivity práce, časové úspory, přiblížení se myšlence “paperless office” a zeštíhlení administrativy na minimum. DATENPOOL umí vyhledávat dle námi zadaného klíčového slova potřebné informace o stavebním projektu rychle a flexibilně. Je to příjemná změna na místo zdlouhavého hledání mezi nepotřebnými soubory a daty. Relevantní informace jsou dostupné kdykoliv, odkudkoliv, rychle a klidně i z mobilu či tabletu. Důležité je nepodcenit zaškolení zaměstnanců a partnerů spolupracujicích na projektu a nastavení přístupových práv.

Digitalizace proměnila celé byznysové prostředí. Sledujeme to i ve firemním poradenství, kterému se věnujeme v oblasti zastupování nájemců komerčních nemovitostí. V rámci zahlcení informací je klíčové naučit se rychle rozpoznat důležitost informace, protože bez nutného filtru se benefit rozsahu dostupných informací stane spíše přítěží. Abychom těmto tlakům co nejlépe odolali, snažili jsme se maximálně zpříjemnit naše pracovní prostředí, máme komunitní prostory vybavené jako kavárnu a prostory pro individuální práci mimo open space. Důležitá je i lokace, aby lidé měli možnost přes oběd jít cvičit do blízkých posiloven a zároveň měli v objektu kolárnu se sprchami. Nemluvě o úspoře času díky vysoké občanské vybavenosti před cestou domů ze zaměstnání.

Zaměstnanci společnosti Deloitte se účastní řady školení prostřednictvím meetupů a inovačních akademií, kde si rozvíjejí dovednosti jako kritické a analytické myšlení, mindfulness, tvůrčí psaní a mnoho dalších. Nabízíme svým zaměstnancům možnost účastnit se mezinárodních konferencí jako např. SingularityU Czech Summit, kde se setkávají s globálními lídry z mnoha odvětví. Odborníky z našich členských firem také propojujeme prostřednictvím Deloitte University a rozvíjíme tak prostředí vzájemné spolupráce, ve kterém může každý nabídnout své znalosti a dovednosti ostatním kolegům. Tímto způsobem na sobě lidé mohou trvale pracovat a rozvíjet se. Budoucí řečníky společnosti Deloitte také prověřujeme v náročném, ale neformálním prostředí – v Meltingpotu na Colours of Ostrava.